Op bezoek bij de OR van Zaffier: veranderen, adviseren en goed georganiseerd OR-werk

Op bezoek bij de OR van Zaffier: veranderen, adviseren en goed georganiseerd OR-werk

Op 16 juni was RON, het platform van ondernemingsraden uit Noord-Holland, op bezoek bij de OR van Zaffier in Alkmaar. Zaffier is 3,5 jaar geleden ontstaan uit een fusie van het werkbedrijf WNK en twee regionale sociale diensten. De organisatie verzorgt alles rondom werk en inkomen, waaronder uitkeringen. Zaffier telt ongeveer 1.300 werknemers, van wie ongeveer 1.000 met een doelgroepindicatie. De OR bestaat uit 15 leden.

Tijdens het bezoek stonden twee vragen centraal. Hoe adviseer je als OR op een voorgenomen besluit waar in de organisatie al breed draagvlak voor lijkt te zijn? En hoe richt je het OR-werk zo in dat je als OR zorgvuldig, zichtbaar en effectief kunt werken?

Van werkbedrijf naar ontwikkelbedrijf

Tessa van Gorcum, clustermanager werkbedrijf, vertelde hoe Zaffier de stap maakt van een traditioneel werkbedrijf naar een modern ontwikkelbedrijf. Daarbij worden de impulsgelden van het kabinet gebruikt om het werkgedeelte van Zaffier te vernieuwen en te verbreden. Bijzonder aan dit traject is dat werknemers actief hebben meegedacht. Via klankbordgroepen, met mensen uit alle afdelingen, is gewerkt aan een richting en structuur voor de toekomst. Deze richting is vervolgens aan de directie geadviseerd. Daardoor ligt er een voorgenomen besluit waarvoor al veel draagvlak bestaat binnen de organisatie, maar dat in de praktijk nog verder moet worden uitgewerkt.

Wat doe je als OR als er al draagvlak is?

Juist dat maakte de rol van de OR interessant. Want wat doe je als OR met een voorgenomen besluit waar veel collega’s al over hebben meegedacht? Alleen tekenen bij het kruisje is geen optie. Zeker niet als nog veel onderdelen later concreet worden ingevuld.

Tijdens het gesprek werd duidelijk dat het dan vooral gaat om vertrouwen. De OR kan aangeven wat nodig is om met vertrouwen mee te gaan in de verandering. Dat vertrouwen ontstaat niet vanzelf. Daarvoor zijn in ieder geval drie dingen belangrijk:

1. Een zorgvuldig proces vooraf
   Is de organisatie goed betrokken bij het maken van het voorgenomen besluit? Bij Zaffier gebeurde dat onder meer via klankbordgroepen en door de OR al eerder mee te nemen in het proces.
2. Heldere randvoorwaarden
   Welke afspraken zijn nodig om de belangen van werknemers te beschermen? In dit geval was een belangrijke randvoorwaarde dat niemand Zaffier hoeft te verlaten en dat arbeidsplaatsen gegarandeerd zijn.
3. Duidelijke afspraken over de rol van de OR in het vervolg
   De OR geeft geen blanco cheque. Daarom is het belangrijk dat de OR ook bij de verdere uitwerking een duidelijke formele adviesrol houdt.

Een goed gestructureerde OR

Ook de manier waarop de OR van Zaffier het eigen werk organiseert, kwam aan bod. Voorzitter Yusuf Mermer en vicevoorzitter Marc Geerars vertelden hoe de OR werkt met een vaste structuur en duidelijke rollen. De OR gebruikt het BOB-model: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Dit model past de OR toe in een vergadercyclus van vier weken.

Tijdens de overlegvergadering worden stukken uitgereikt en toegelicht. Ook is er ruimte om vragen te stellen. Dit is de fase van beeldvorming. Daarna gaan advies- en instemmingsverzoeken of andere grote stukken naar een OR-commissie. In deze commissies zitten ook niet-OR-leden. De commissie bereidt de reactie van de OR voor. Dit is de fase van oordeelsvorming. Vervolgens neemt de OR in de OR-vergadering een besluit over het voorstel van de commissie. Dat besluit wordt daarna ingebracht in het overleg met de bestuurder.

Contact met de achterban

De OR van Zaffier besteedt ook veel aandacht aan communicatie met de achterban. Via de commissie communicatie zet de OR verschillende middelen in, zoals een nieuwsbrief, de Zaffier-app en digitale schermen op locatie. Daarnaast zoekt de OR actief het gesprek op met werknemers, bijvoorbeeld via een inloopspreekuur, stamtafelbijeenkomsten en themabijeenkomsten. Een bijzonder voorbeeld is de eigen OR-podcast. Daarmee maakt de OR het werk van de medezeggenschap op een toegankelijke manier zichtbaar.

De bijeenkomst liet zien dat goed OR-werk vraagt om structuur, duidelijke afspraken én contact met de achterban. Juist bij veranderingen helpt dat om als OR zorgvuldig te adviseren en tegelijk dicht bij de werknemers te blijven.