Wat doet een ambtelijk secretaris en welke toegevoegde waarde heeft deze functie voor de medezeggenschap binnen organisaties? Stephany Linthorst is expert op het gebied van medezeggenschap bij SW-bedrijven. Ze is al jarenlang trainer van leergangen voor ambtelijk secretarissen en ze coacht ambtelijk secretarissen.
Een ambtelijk secretaris ondersteunt de ondernemingsraad op verschillende niveaus, is daarvoor opgeleid en is in dienst bij een organisatie of wordt daarvoor ingehuurd. Het is dus een zelfstandige functie. Hij of zij is in principe geen OR-lid (kan wel, maar is dat vaak niet). Ambtelijke secretarissen doen op vier niveaus hun werk: het eerste niveau A is administratief en organisatorisch, niveau B is beleidsmatige ondersteuning, niveau C is coachend adviseur en niveau D is adviseur Dialoog en Participatie.
Hoeveel uur een ambtelijk secretaris nodig heeft voor het uitvoeren van de functie, is afhankelijk van het niveau en het aantal zetels binnen de ondernemingsraad (OR). Niveau A staat voor één uur per zetel per week, niveau B voor twee uur per zetel per week. Voor niveau C geldt minimaal twee uur per week, plus het aantal uren dat nodig is voor coaching van OR-leden. Bij niveau D, waarbij de ambtelijk secretaris verantwoordelijk is voor het verder professionaliseren van de medezeggenschap en participatie, kost het gemiddeld vier extra uur per week.
Faciliteit
De OR bepaalt of een ambtelijk secretaris wordt aangesteld. Deze kan het initiatief nemen om met de bestuurder in gesprek te gaan over een ambtelijk secretaris en op welk niveau zij ondersteuning wensen. Sociale partners kunnen afspraken over ambtelijke ondersteuning al vastleggen in een cao. Stephany vertelt dat de OR zelf bepaalt wat voor OR het wil zijn en welke ondersteuning daarbij hoort. De ondersteuning van de OR wordt gezien als een faciliteit, en dus moet je met de bestuurder onderhandelen. Wanneer je als OR de onderhandeling aangaat, moet je je dus heel goed voorbereiden, zegt Stephany: ‘Elke organisatie die medezeggenschap serieus neemt en elke OR – hoe klein of groot ook – die professioneel invloed wil uitoefenen, moet als eerste de ambtelijke ondersteuning goed regelen.’
Rol ambtelijk secretaris
De rol van de ambtelijk secretaris is per niveau verschillend. Bij niveau A neemt hij of zij alle secretariële en administratieve zaken uit handen, waardoor de OR zich volledig kan richten op inhoudelijke zaken. Hij of zij maakt de verslagen, stelt concept stukken op, maakt notulen en bewaakt de gemaakte afspraken en besluitenlijsten. Bij niveau B hoort ook beleidsondersteunend werk en het signaleren van zaken binnen en buiten de organisatie die interessant zijn voor de OR. Bijvoorbeeld bij het onderwerp hoe om te gaan met de personeelskrapte en het boeien en binden van medewerkers. De OR kan zich dan op basis van de input richten op oordeelsvorming en besluitvorming.
Bij niveau C begeleidt de ambtelijk secretaris het groepsproces en coacht waar nodig het OR team als geheel of de individuele OR leden. Het motto voor de OR bij sociaal ontwikkelbedrijven is ‘ieder in zijn kracht.’ Zo kan elk OR-lid op zijn eigen manier toevoegde waarde bieden aan de medezeggenschap. Ten slotte niveau D: hier houdt de ambtelijk secretaris scherp in de gaten waar participatieprocessen bevorderd kunnen worden. Ook intervenieert hij of zij hierop, bijvoorbeeld door een medewerkersbijeenkomst te organiseren of een meedenkerspool voor de medezeggenschap te installeren en te begeleiden. Dit is afhankelijk van het participatiedoel en de doelgroep. Zo ontstaat verbinding en betrokkenheid in de organisatie.
Platform
Voor (ambtelijk) secretarissen die werkzaam zijn bij sociaal ontwikkelbedrijven is er het platform voor ambtelijk secretarissen en secretarissen in de SW. Hier worden relevante onderwerpen besproken. Denk bijvoorbeeld aan: veranderingen in de SW en daarbij omgaan met emoties; zinvol overleg met de bestuurder; ‘out of the box’ denken bij organisatievraagstukken; en thuiswerken.
Iedereen kan aansluiten bij het platform. ‘Doe dat vooral!’ zegt Stephany. ‘Het is bovendien een mooie kans om te netwerken. Daarvoor zijn na de bijeenkomsten informele momenten gepland, zoals een lunch. De bijeenkomst is gratis voor secretarissen en ambtelijk secretarissen van SW-bedrijven.’