Meer invloed met de OR: Vernieuwde verhoudingen in de medezeggenschap

Ondernemingsraden in de sociale werkvoorziening hebben te maken met een aantal specifieke uitdagingen, die in andere sectoren veel minder voorkomen. Zo speelt de toenemende detachering een rol. En hoe zorg je er dan voor dat gedetacheerde werknemers betrokken blijven bij de ondernemingsraad? Daarnaast bestaat er een groep werknemers die als ‘beschut’ instromen, terwijl de onderwerpen in de ondernemingsraad juist ingewikkelder worden. Hoe kun je ervoor zorgen dat ook zij mee kunnen doen? Verder wordt van bestuurders meer inspanning verwacht om het gesprek met de ondernemingsraad zodanig te voeren dat medezeggenschap meerwaarde heeft.

Op 17 oktober 2024 kwamen deze thema’s uitgebreid aan bod tijdens het 14e landelijke MZSW-Congres. Deze bijeenkomst leverde veel bruikbare tips en praktijkvoorbeelden op.

Door Isaäk Mol

Bovenstaande voorbeelden geven aan waarom ‘vernieuwde verhoudingen’ tussen bestuurder en ondernemingsraad nodig zijn. Want niets doen leidt ertoe dat ondernemingsraden met toenemende vacatures steeds minder goed hun collega’s kunnen vertegenwoordigen en mogelijk zelfs steeds minder invloed krijgen. Wat kan je als ondernemingsraad doen om dit tij te keren? Meestal ook samen met je bestuurder? Hieronder vind je een zestal voorbeelden.

1. Zorgen dat iedereen kan meedoen in de medezeggenschap

Sinds de komst van de Participatiewet en de grotere invloed van de gemeenten zijn de onderwerpen die de ondernemingsraad bespreekt ingewikkelder en abstracter geworden. Denk aan thema’s als duurzame inzetbaarheid of sociale veiligheid. De vraag is dan: hoe zorgen we ervoor dat medezeggenschap niet te moeilijk wordt voor veel van onze (nieuwe) collega’s?

Een aantal tips:

• Taalniveau. Zorg, in overleg met de bestuurder, dat stukken zo begrijpelijk mogelijk zijn opgesteld.
• Speciale coach. Wijs iemand aan die samen met de OR-leden die daar behoefte aan hebben de stukken doorneemt en met hen naar meningsvorming kijkt en hoe ze dat onder woorden kunnen brengen. Dit kan een speciale coach, buddy, soms de ambtelijk secretaris of een ander OR-lid zijn. Dit is een investering die na een tijdje veel kan opleveren, dat horen we in de praktijk.
• Complimenteren en bemoedigen. Nodig nieuwe OR-leden uit om activiteiten op te pakken die voor hen nieuw en spannend zijn. Ondersteun hen daarbij en spreek je waardering uit. Oftewel: zorg voor een positief leerklimaat.
• Verwachtingenmanagement. Zorg dat je al bij kandidaatstelling een gesprek voert over wat het OR-lidmaatschap aan inspanning kost en welke ondersteuning iemand daarbij kan krijgen.

2. Een ondernemingsraad zonder vacatures (en die een goede afspiegeling van de organisatie is)

Voor werving van nieuwe leden kregen we tijdens het congres drie goede tips mee. Alle drie doen!

• Benader mensen persoonlijk. OR-leden geven aan dit de beste manier van werven is. Dus maak lijstjes van mensen en benader hen persoonlijk.
• Kaartenbak. Een variant op dat lijstje is om een aantal collega’s in een ‘kaartenbak’ te houden en hen regelmatig uit te nodigen om over iets mee te denken of met iets mee te doen. Op deze manier ontstaat een groep mensen met meer affiniteit voor het werk van de ondernemingsraad, waardoor de drempel om later lid te worden verlaagd.
• Ga langs in de organisatie. Zorg dat de ondernemingsraad (en de leden daarvan) zichtbaar zijn. Alleen dan weten collega’s waar ze aan mee kunnen doen.

3 . Gedetacheerden betrokken houden bij het OR-werk

Het betrekken van gedetacheerden bij OR-werk blijkt voor veel ondernemingsraden lastig. Zeker in het geval van individuele detachering. Toch is het belangrijk, omdat je zaken bij de bestuurder wil kunnen voorleggen die op detacheringslocaties spelen. Denk aan arbo, werkdruk en -tempo of sociale veiligheid. Gelukkig zijn er ondernemingsraden die dat contact met gedetacheerden goed geregeld hebben. Van hen komen deze bruikbare tips:

• Bezoek locaties. Ga met een delegatie van de ondernemingsraad op werkbezoek bij inlenende bedrijven (groepsdetacheringen). Stel het inlenende bedrijf vooraf op de hoogte en maak een programma.
• Zet de bestuurder in. Wanneer ondernemingsraden locaties bezoeken, zien we dat bestuurders dit vaker ook doen, soms zelfs gezamenlijk met de OR.
• Jobcoaches en detacheringsconsulenten. Zet jobcoaches en detacheringsconsulenten in bij de inzet van gedetacheerden bij de ondernemingsraad, en voor het contact met gedetacheerden.
• Vaste commissie: Stel vaste commissies voor gedetacheerden in, vooral bij grote groepsdetacheringen. Dit is een effectieve werkwijze om hun belangen goed te vertegenwoordigen.
• Combineer een sessie met gedetacheerden met het art. 24 (Algemene Gang van Zaken) overleg.
• Organiseer (leuke) sessies na 17.00 uur.
• Regel goede ICT-faciliteiten voor gedetacheerden, zodat je ze kunt bereiken.
• Geen moetje. Maak er, voor gedetacheerden, geen moetje van.

4. Hoe medezeggenschap meerwaarde krijgt

Natuurlijk kan een bestuurder in de besluitvorming het formele advies van de ondernemingsraad als een ‘vinkje’ zien: ik moet dat vragen dus als ik het advies heb, kan ik dat afvinken. Dan is de ondernemingsraad een ‘moetje’. Maar de bedoeling van een ondernemingsraad is dat deze meerwaarde toevoegt aan de besluitvorming. Dat vraagt in toenemende mate ook een extra inspanning van de bestuurder. Opvallend is dat de meerwaarde van de ondernemingsraad vrijwel altijd ligt in het toevoegen van andere perspectieven, wat vaak onverwacht veel bijdraagt.

Tips hierbij:

• BOT. Oftewel Benen Op Tafel. Dit lijkt cruciaal voor een goede meerwaarde van de medezeggenschap. Voer regelmatig een (enigszins) informeel overleg tussen (DB van de) ondernemingsraad en bestuurder. Over wat er gaande is, welke dilemma’s daarin zitten, waar de meerwaarde van de ondernemingsraad gewenst is en hoe dat te organiseren.
• Ongevraagd advies. Als je ergens iets van vindt of iets wilt agenderen, doe dat!
• Samen op scholing. Dus met de bestuurder.
• Menselijke maat. De bestuurder is ook een mens, zorg dus voor menselijke verhoudingen en deel ook persoonlijke dingen met elkaar.
• Doe de formele trajecten op een juiste wijze. Dit houdt elkaar scherp.

5. Toekomst van het werkbedrijf

Nog geen tien jaar geleden waren de meeste bedrijven nog gewoon sociale werkvoorzieningen, vaak met wat detachering of WOL (werken op locatie). Nu zijn er MOB’s (MensOntwikkelBedrijven), sociale ontwikkelbedrijven (soms zelfs met uitkeringen) en nog veel meer varianten. En is de uitvoering van de WSW niet meer het enige of zelfs niet eens meer de hoofdzaak.

Het recente rapport van Berenschot laat zien dat deze ontwikkelingen nog niet klaar zijn. Hoe werk je als ondernemingsraad samen met je bestuurder en met de gemeenten aan de toekomst van je bedrijf? Inhoudelijk is het lastig, omdat het om ingrijpende keuzes gaat. Procesmatig is het uitdagend, omdat er meer betrokkenen zijn dan alleen de eigen bestuurder. Daarnaast hebben de gemeenten een politiek primaat in hoe zij de uitvoering van de Participatiewet willen organiseren.

Toch volgen hier een aantal tips.

• Gemeentesecretaris. Dat is de bestuurder van de gemeentelijke werkorganisatie. Nodig deze (in overleg met je eigen bestuurder) uit op de overlegvergadering om over de toekomst van het bedrijf te praten en elkaar te leren kennen. In ieder geval de gemeentesecretaris van de grootste gemeente in jouw regio.
• Raadsleden. Nodig hen uit en laat zien wat je doet en waar je tegenaan loopt.
• Contact permanent onderhouden. Houd contact met gemeentesecretaris, wethouders en raadsfracties, ook als er ‘niets’ gebeurt. Het is belangrijk dat je elkaar kent en al een relatie hebt.
• Bepalende rapporten. Zorg dat je bepalende rapporten kent en bespreekt. Organiseer deze besprekingen in overleg met je bestuurder of bijvoorbeeld tijdens het regionale MZSW-netwerk.
• Meedenksessies. Organiseer in samenwerking met de bestuurder meedenksessies over de toekomst van het bedrijf.
• Expert. Laat je voorlichten door externe deskundigen over trends en ontwikkelingen.
• Openbaar art. 24. Werkse!, het werkbedrijf in Delft, houdt al jarenlang jaarlijks een openbaar AGvZ overleg in het bedrijfsrestaurant, mede over dit soort ontwikkelingen.

6. Sociale veiligheid in de ondernemingsraad zelf

Sociale veiligheid is een actueel onderwerp , zeker ook in onze sector. Daarbij gaat het ook om hoe iedereen zich gezien en uitgenodigd voelt om zich te ontwikkelen en passend bejegend wordt. Dat speelt ook in de ondernemingsraad: hoe ga je onderling met elkaar om en ondersteun je elkaar daarin?

Ook hier enkele tips uit de praktijk.

• Elkaars gebruiksaanwijzing. Leer deze kennen, geef elkaar regelmatig feedback en pas de communicatiestijl aan op wat het beste werkt in de groep. Laat je hierbij eventueel begeleiden of besteed extra aandacht aan feedback geven tijdens een OR-training.
• Menselijke maat. Vraag regelmatig hoe het met elkaar gaat, inhoudelijk maar ook persoonlijk.
• Storing gaat voor. Neem even de tijd als je merkt dat iets niet goed gaat tijdens een vergadering of om de vergadering heen.
• Heldere structuur. Zorg voor een duidelijke agenda en maak afspraken, waar nodig met ondersteuning.
• Werken aan communicatieve vaardigheden. Oefen met het verwoorden van je mening. Of met het omgaan met emoties in een vergadering.
• Wees terughoudend met persoonlijke kritiek.
• Vraag niet naar ‘namen en rugnummers’ of ‘man en paard’: dat geeft een gevoel van onveiligheid.
• Ga met de bestuurder op cursus en oefen met elkaar.
• Beheers emoties. Voorkom dat deze de overhand krijgen. Oefen lastige situaties vooraf in een veilige leersituatie en laat je als ondernemingsraad daarin zo nodig begeleiden.