Nieuws
Agenda

Geen nieuws in deze lijst:

‘De boer op’: over wandelgangencontact en werkbezoeken’

Hoe kan je als ambtelijk secretaris de OR-leden zó adviseren en wellicht coachen dat zij de werkvloer met open vizier en een luisterende houding op gaan, in contact treden met de ’vogels van allerlei pluimage’ en terug komen met informatie die ‘ertoe doet’.

In vergelijking met veel andere sectoren hecht de ondernemingsraad in de SW over het algemeen veel belang aan de wensen, ideeën, vraagstukken en verwachtingen van collega’s uit de organisatie. Maar iets belangrijk vinden is nog niet hetzelfde als dat belang ook goed dienen (zoals willen nog niet hetzelfde is als kúnnen, of doen).  De relatie met de achterban die in stabiele situatie neutraal of zelfs goed is, kan omslaan naar ‘ gedoe’ van teleurstelling, boze mailtjes of onheuse bejegening van een OR-lid. Dat is, hoewel enigszins te begrijpen, niet leuk en het neemt soms zulke vormen aan dat OR-leden zich teveel onder druk voelen staan en bakzeil halen door zaken toe te zeggen die door de OR als team niet waargemaakt kunnen worden. En tóch zijn deze 1-op-1-contacten heel belangrijk, want hier gaat het om communicatie en dat is iets heel anders dan (eenzijdige) informatie, hoe nuttig dat ook kan zijn. In het communicatieplan van de OR gaat het vaak over de informatie naar de achterban, maar de informatie van de achterban is minstens zo belangrijk. 

Wandelgangencontact, of de wat meer georganiseerde vorm van een werkbezoek, is de meest basale en effectieve vorm van informatie krijgen én geven. Het is jammer dat zoveel OR’en zulke drukke agenda’s hebben dat hiervoor (te) weinig tijd is, terwijl de essentie van het OR-werk bestaat uit vertegenwoordigen van het personeel, zodat medewerkers én organisatie daar beter van worden. Als ambtelijk secretaris kan je helpen om agendaruimte te creëren voor werkbezoek en wandel-gangencontact, niet alleen als er problemen zijn, maar ook om vinger aan de pols te hebben, kiemen van vernieuwing en goede ideeën op te merken en ‘ de ambassadeur’  van de OR te zijn d.w.z. luisteren naar -, en verbinden van wederpartijen.

1

Niet alle OR-leden gaan even gemakkelijk ‘ de boer op’. Sommigen voelen zich te verlegen  om zich zo te profileren, anderen vinden het lastig om te luisteren zonder oordeel, weer anderen zijn niet goed in staat om een gesprek zó af te ronden dat er geen (loze) belofte gedaan wordt, maar  weder-zijds respect en begrip het gesprek kleuren.  Hoe kan je als ambtelijk secretaris hierin ondersteunen?

In de voorbereiding

  • Navragen hoe het OR-lid een bepaald gesprek aan wil gaan, of hij het doel duidelijk heeft en of hij er eventueel tegenop ziet. Zo ja, dan kan de AS  hulp aanbieden of een mentor regelen.
  • Doorvragen op dit voornemen, eventueel alternatieven laten bedenken (stel dat…./wat als….) en eventueel laten oefenen of het goede voorbeeld geven.
  • Gespreksstructuur voorstellen: doel van het gesprek, wederzijdse verwachtingen, inhoud: LSD luisteren, samenvatten, doorvragen(i.p.v. OMA overtuigen, mening geven, adviseren!) alleen iets toezeggen, indien dat haalbaar is, eindigen met een afspraak / terugkoppeling. (zo’n gesprekskader kan je ook spiekbriefje zetten: overzichtelijke tekst, plastificeren, plaatje)
  • Als meer OR-leden tegen hun onvermogen of drempelgevoel aanlopen is aan te bevelen om  ‘ droog’, maar serieus te oefenen in een training, liefst met een trainingsacteur.

Als ‘nabetrachting’

  • Ervaring laten vertellen 1 op 1 of in het team uitwisselen (proces, resultaat, vervolg ja/nee?)
  • “Wat ging goed? Welk resultaat? ’ ‘Hoe zou je nog meer uit een gesprek kunnen halen’?
  • Het resultaat van het wandelgangencontact of werkbezoek serieus nemen en onderzoeken welk nut deze (nieuwe?) informatie heeft voor de zienswijze en/of het standpunt van de OR (denk wel aan het principe van ‘ hoor en wederhoor’  toepassen).
  • Waarderen van wat er goed is gegaan en tips en tops voor de volgende keer.

Als bron van invloed in de overlegvergadering

De OR is een personeel vertegenwoordigende adviesraad ‘ in het belang van de organisatie in al zijn doelen. Dat is nét iets anders dan pure belangenbehartiging. De signalen en ‘praktijken’ uit de organisatie – over het voetlicht gebracht door de OR – zijn dus heel waardevol voor de directeur (WOR-bestuurder), omdat hij/zij een beter besluit kan nemen naarmate hij/zij vanuit verschillende invalshoeken informatie krijgt en deze serieus weegt en meeneemt in het besluit en veranderproces.

De ambtelijk secretaris kan bewaken (liefst door advies aan de OR of het OR-lid vooraf ) dat de OR de informatie niet over de heg kiepert als ‘ probleem’, maar over het voetlicht brengt als signaal dat aandacht verdient en waarbij de OR mee wil denken aan de oplossing van de kwestie of helpen om een goed (decentraal) initiatief breder te laten landen.

Het is ook fijn als de OR zuinig is met het  noemen van man en paard. Er zijn van die bestuurders die vragen naar ‘ rugnummers’  om vervolgens met opgestoken veren het probleem op te gaan lossen (mmm). De OR kan dit voorkomen door zelf – op geleide van de signalen – zelf met een voorstel te komen waar de directeur dan weer over mee kan denken, of bijvoorbeeld in een informeel overleg of time out met de directeur ‘ spelregels’  af te spreken hoe om te gaan met informatie uit de achterban. Zoals prudent en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke (laat staan ‘ geheime’) informatie vertelt door de directeur, zo zorgvuldig moet de OR ook omgaan met informatie van collega’s.

Tot slot: zorgvuldig omgaan met informatie (vanuit welke bron dan ook) geldt niet alleen voor de OR, maar ook (en juist) voor de ambtelijk secretaris. Hier is de uitdrukking: ‘vertrouwen kom te voet, maar gaat te paard’  heel toepasselijk.  

Auteur: Liesbeth Blanken, senior trainer en mediator MEDE